PREGUNTAS
FRECUENTES |
Muchos
empleados ven la introducción de un nuevo software con cierto
escepticismo, especialmente cuando esto trae consigo cambios en
la organización y en los flujos operativos. Teniendo esto
muy presente, DocuWare ha sido concebido de manera que se orienta
a procesos de trabajo conocidos. De este modo, no representa un
nuevo problema sino todo lo contrario : trae soluciones para las
dificultades existentes. Esto es válido para el administrador
del sistema y para el usuario final de cualquier estación.
La arquitectura abierta de DocuWare le permite integrarse en cualquier
entorno del sistema. Ofrece numerosas opciones para vincularse a
otras aplicaciones, es fácil de usar y necesita muy poco
mantenimiento. El manejo es lógico e intuitivo, lo que permite
que el usuario pueda adaptarse en el más corto tiempo a todas
las funciones básicas del programa. |
¿En
qué redes puede funcionar DocuWare? |
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DocuWare
puede ser configurado de manera que el acceso a datos comunes en
la red sea regulado únicamente sobre la base de archivos.
Esto permite soportar prácticamente todos los sistemas operativos,
como Novell, NT, OS/2, Banyan, DEC-NET, etc. En las operaciones
del tipo cliente-servidor, las comunicaciones son tratadas vía
Internet o, según el tipo de base de datos, a través
de protocolos habituales. Las delegaciones se integran a través
de redes ampliadas (WAN) o intranets. |
¿Qué
requisitos deben cumplir las estaciones de trabajo? |
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Se
sugiere contar con un PC Pentium con 16 MB de RAM y sistema operativo
Windows para utilizar la gama completa de funciones. Un trabajo
ergonómico requiere de un monitor de 17 pulgadas con una
resolución de 1024 x 768. Sin embargo, es posible ejecutar
búsquedas en archivadores desde PC’s de menor potencia
o, a través de una intranet, desde cualquier sistema operativo. |
¿Qué
requisitos debe cumplir la base de datos? |
| Las
claves de búsqueda son guardadas en una base de datos separada
para asegurar una rápida recuperación de los documentos.
La base de datos DocuWare, de muy fácil manejo, es suficiente
para las operaciones de gestión activa de documentos en grupos
pequeños, así como para recuperar documentos sólo
en redes amplias. También es posible utilizar los poderosos
servidores SQL (como MS-SQL u Oracle) con un interfaz opcional estándar
ODBC. |
¿Dónde
y cómo son almacenados todos estos documentos? |
| El
soporte utilizado más frecuentemente para el almacenamiento
final es un CD grabable, con una capacidad para unas 10.000 páginas
escaneadas, equivalentes a 20 archivadores de hojas sueltas. DocuWare
transfiere automáticamente el archivador a un CD. Si lo desea,
es posible incluir un módulo para la búsqueda. El
CD puede ser visualizado desde cualquier estación de trabajo
o ser puesto a disposición de toda una red a través
de un dispositivo de lectura múltiple de CD’s. Los
documentos actuales que todavía son consultados con asiduidad
por los empleados son guardados en un disco duro del servidor. Un
sistema de almacenamiento jerárquico hace muy sencillo organizar
la transferencia automática de documentos de mayor antigüedad
a CDs o DVDs. |
Puede
DocuWare trabajar con el software existente? |
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Los
numerosos y flexibles módulos de importación/exportación
de datos permiten a DocuWare archivar documentos de cualquier software
usual de contabilidad o de gestión de inventarios. Los documentos
generados en programas de oficina basados en Windows son directamente
archivados desde la aplicación respectiva. Incluso el control
externo de DocuWare resulta muy sencillo gracias a los poderosos
interfaces de datos DLL y COM. |
¿Soporta
DocuWare exigencias individuales de workflow? |
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Incluso
en la configuración básica, DocuWare posee un potente
módulo de correo electrónico con un interfaz MAPI.
El módulo auxiliar de Microcolsa WORKFLOW permite además
un acceso fácil a la gestión de procesos. DocuWare
soporta incluso las soluciones más exigentes y puede ser
integrado a sistemas de workflow de altas prestaciones como Ultimus. |
¿Qué
sucede si se modifica el entorno del sistema? |
| Un
programa claramente definido y bien documentado, así como
una arquitectura de archivos bien definida aseguran una reestructuración
de sistemas particularmente sencilla, conmutación de servidores,
modificaciones en la red, conmutación o ampliación
de soportes de almacenamiento. Los administradores de sistemas que
trabajan con DocuWare lo confirman. |
